Formation Secrétaire Assistant(e)
L’assistant(e) / le(/la) secrétaire saisit et présente des documents (courriers, notes, rapports, comptes rendus) pour un ou plusieurs services, pour un responsable hiérarchiques, à l’aide de techniques bureautiques. Des compétences organisationnelles d’une part sont nécessaires pour rempli à bien toutes les missions qui peuvent lui être confiées (courrier, ou organisations de déplacements) d’autre part des qualités relationnelles sont indispensables du fait de sa position au sein d’une entreprise ou d’un service. L’assistant(e) / secrétaire est non seulement l’interface interne entre les collaborateurs d’un même service et le responsable hiérarchique, mais également l’interface externe entre les appels entrants et son responsable.
Dans certaines structures, son rôle peut prendre une dimension commerciale et/ou comptable. Dans les plus petites structures, l’assistant(e)/secrétaire peut avoir en charge l’accueil de la clientèle ou la communication de l’entreprise (plaquette publicitaire, rédaction annonce de presse).
2 sessions par an
Formation qualifiante délivrant une attestation de formation et préparant aux certifications Microsoft MOS Microsoft Office Specialist (MOS Expert)
5 semaines
Niveau BEP avec un bon relationnel
- Tests pychotechniques
- Entretien individuel
- 1 poste de travail par personne et l’accès au matériel 24h/24 et 7j/7
- Formation 100% en présentiel : toujours un formateur avec vous
- Secrétaire / assistant(e) administratif(ve) polyvalente
- Hôtesses d’accueil / standardiste
- Secrétaire / assistant(e) commercial(e)
- Secrétaire / assistant(e) comptable
Programme de la formation Secrétaire assistant(e)
Environnement Windows
- Présentation de l’interface
- Menu Démarrer
- Fenêtrage
- Gestion des fichiers
- Panneau de configuration
- Imprimante
- Les accessoires
Internet
- L’utilité d’Internet
- S’organiser pour mieux naviguer
- Entreprendre : la récupération d’informations sur Internet
- Navigation en toute sécurité
- Courrier électronique
Messagerie Outlook
- Présentation de l’interface
- Les différents modules d’Outlook et leur définition
- Le module Messages
- Le module Calendrier
Word (traitement de texte – Microsoft)
- Introduction
- Construire un document texte
- Mettre en forme un document simple
- Accélérer la mise en forme
- Les tableaux
- Les tabulations
- Mise en page avancée
- Les documents longs
- Les documents répétitifs
- Le publipostage
- Les documents intégrés simples
Open Office.Org Writer (traitement de texte – Monde Livre)
- L’espace de travail
- La saisie et l’organisation d’un document en paragraphes
- La mise en forme des caractères et des paragraphes
- La mise en page
- Impression de documents
- Accélérer les mises en forme : les styles et le styliste
- Les tableaux
- Les tabulations
- Les entêtes et pied de page
- Le navigateur
- Les listes à puces et listes numérotées
- Utiliser les sections
- Le dictionnaire
- La recherche et le remplacement
- Exporter un fichier au format PDF
- La reprise de document dans Open Office.Org
Excel (tableau – Microsoft)
- L’environnement Excel
- La structure des documents Excel
- La feuille de Calcul
- Mise en forme d’un tableau
- Les Calculs
- Gestion des feuilles dans un classeur
- Les graphiques
- L’impression d’un tableau
- La liste de données
- Les bases de données
- Le mode plan
- La gestion de longs tableaux
- L’audit des cellules
- La mise en forme avancée
- La consolidation de feuilles
- Les graphiques complexes
Open Office.Org Calc (tableau – Monde Libre)
- Découvrir l’espace de travail
- Création et mise en forme d’un tableau
- Mise en page et impression d’un document
- Formule conditionnelle
- La référence absolue
- Liens entre cellules et feuilles
- Gestion des feuilles dans un même document
- La protection
- Le formatage conditionnel
- La liste de tri
- Annoter des cellules
- Gestion des diagrammes
- Gestion d’une liste de données simple
- Exporter un fichier au format PDF
- La reprise de documents dans Open Office.Org
Access (base de données – Microsoft)
- Création d’une base de données
- Les tables
- Relations entre tables
- Les requêtes
- Les formulaires
- Les états
- Les objets
- Access et les données extérieures
- La maintenance de la base de données
- La programmation par macros
Open Office.Org Base (base de données – Monde Libre)
- Processus de création
- Les tables
- Relation entre tables
- Les vues
- Les requêtes
- Les formulaires
- Les rapports
Power Point (préAO – Microsoft)
- Introduction
- Concevoir et modifier une présentation
- Accélérer la mise en forme
- La création d’objets dessinés
- Incorporation d’objets externes
- Animer une présentation
- Générer des supports d’animation
Open Office.Org Impress (préAO – Monde Libre)
- Méthodologie de la présentation
- Découvrir l’environnement de travail
- Paramétrer la page
- Les différents modes
- Le diaporama
- Le navigateur
- L’impression
- Les zones de texte
- Mise en page des diapositives et arrière plan
- Les masques
- La gestion des modèles
- La gestion des hyperliens
- Les interactions
- Les transitions
- Les animations
- La reprise de documents dans Open Office.Org
Publisher (réalisation de maquettes de journaux, brochures, pour impression via un imprimeur)
- Prise en main
- Mise en page de la composition
- Les différents types de cadres : cadres textes, cadres images
- Les illustrations vectorielles
- Habillages avancés
- Préparation de l’impression de la composition
Gérer efficacement son temps et ses priorités
- Analyser et remettre en cause son organisation personnelle
- Appliquer les principes d’une organisation efficace
- Analyser et prévenir les pertes de temps
- Gérer ses priorités
- S’affirmer dans sa fonction et mieux communiquer
Gérer son stress par la maîtrise de ses émotions
- Caractériser les mécanismes du stress
- Analyser et évaluer son stress
- Maîtriser ses émotions
- Développer l’affirmation de soi
Gérer les situations difficiles et conflictuelles
- Eviter le conflit : un choix à faire
- Maîtriser les règles d’or de la communication
- Faire face au conflit en gérant son stress
- Pratiquer l’art de la négociation
- Sortir du conflit
Développer son aisance rédactionnelle
- Distinguer les différents écrits professionnels
- Adopter un style percutant
- Traduire des idées sous forme de mots
- S’entraîner à rédiger
Améliorer sa communication orale
- S’approprier les fondamentaux de la communication
- Adapter sa communication au client interne et externe
- Accueillir efficacement au téléphone et en face à face.
Généralités de fonctionnement, gestion du plan comptable
- Définition des notions
- Vocabulaire comptable
- Les principaux comptes
Définition de la structure du dossier, principes de saisie dans les journaux
- Ecritures comptables avec les comptes en T
- Factures d’achat
- Règlement fournisseurs
- Factures de ventes
- Règlements clients
Saisie des pièces comptables, achats, ventes, banques et caisse
- Enregistrement des opérations sur les différents journaux
- Passage des écritures de TVA déductible, collectée et à payer
- Enregistrement des charges du personnel sur le journal salaires
- En cours de saisie, création des nouveaux comptes
Traitements de la comptabilité, principes des consultations et lettrage
- En cours de saisie consultation des comptes ou des journaux
- Lettrage des comptes tiers (clients et fournisseurs) lors de la saisie du règlement ou dans un deuxième temps
La TVA et le rapprochement bancaire
Les sorties d’impression, édition des grands livres et des balances
- Edition des journaux pour vérification des saisies
- Edition des balances clients, fournisseurs et général
- Edition du grand-livre clients, fournisseurs et général
Analyser les résultats, compte de résultat et bilan
- Résultat de l’exercice ou d’exploitation
Accueillir efficacement en entreprise
- Identifier les enjeux de l’accueil
- Donner l’image d’une entreprise à l’écoute de ses clients
- Adapter sa communication au visiteur ou à son interlocuteur
- Accueillir efficacement au téléphone : maîtriser les techniques de la communication
- Gérer les situations difficiles et les clients exigeants
Maîtriser les techniques de la relance par téléphone
- Maîtriser les techniques de l’utilisation du téléphone
- Organiser son action de relance
- Construire un guide d’entretien personnalisé
- Traiter les prospects / clients difficiles
Suivre et fidéliser le parc client
- Evaluer la satisfaction des clients
- Définir une stratégie de fidélisation clients
- Mettre en œuvre les actions de fidélisation clients
- Utiliser l’outil téléphonique pour optimiser vos actions de fidélisation
- Mesurer l’impact des actions de fidélisation
Prospecter efficacement par téléphone
- S’approprier et maîtriser les techniques de prospection par téléphone
- Organiser et optimiser son activité
- Construire un guide d’entretien en fonction de sa cible
- Recenser et traiter les objections
- Développer l’écoute active
Acquérir et maîtriser les techniques de vente par téléphone
- S’approprier les techniques de l’entretien par téléphone
- Préparer et optimiser son activité
- Construire un guide d’entretien / argumentaire en fonction du produit
- Recenser et traiter les objections
- Négocier et conclure